Obsah
8.14 Obslužné programy akvizice v
režimu online
8.14.1 Měnové kódy a kurzy
8.14.1.1 Aktaulizace měnových kurzů
8.14.1.2 Přidání nového kódu měny
8.14.2 Změna údajů na objednávce
8.14.3 Kontrola rozpočtu a vymazání "I"
8.14.4 Přesun objednávek na jiný rozpočet
8.14.5 Oprava čísla faktury
Zpět na obsah
kapitoly
Zpět na obsah příručky
8.14 OBSLUŽNÉ PROGRAMY AKVIZICE V REŽIMU ONLINE
Obslužné programy online umožňují tyto funkce:
* Aktualizace tabulky měnových kurzů
* Změna informací na objednávce (status objednávky)
* Kontrola rozpočtu a vymazání "I" (ignoruj)
* Přesun objednávek na jiný rozpočet
* Oprava čísla faktury
Zapsáním UTIL na obrazovku hlavního menu Akvizice se zobrazí menu obslužných programů (utilit).
Zpět na obsah kapitoly
Zpět na obsah příručky
8.14.1 MĚNOVÉ KÓDY A KURZY
Příkaz:
1 v menu utilit Akvizice
Účel:
přístup k měnovým kódům a kurzům pro přidání nové měny a/nebo aktualizaci měnového kurzu
Rozpočtový systém Alephu vyžaduje, aby byly všechny vázané částky a pohledávky uváděny v jedné měně. Uživatel může upravit tabulku měnových kurzů tak, aby využil systém, který bude sám provádět převody z různých měn do měny místní.
Můžeme definovat až 20 měnových kurzů. Nové kurzy (odrážející inflaci, devalvaci atd.) se mohou vkládat tak často, jak je třeba.
Kurz definovaný v tabulce měnových kurzů by měl být základním výměnným kurzem té které měny ve vztahu k měně místní.
Vedle tabulky měnových kurzů udržuje systém také tabulku procentuálních měnových přepočtů. Tato tabulka umožňuje uživateli mít různé měnové kurzy pro různé stupně akvizičního procesu - vázaná částka (C), faktura (I) a platba (P) - pro každý typ objednávky (M monografie, S předplatné, O trvalá objednávka). Různé kurzy budou vyjádřeny v procentech připojených k základnímu měnovému kurzu. Ve skutečnosti to znamená, že každá měna má devět možných kurzů.
Kurz vázané částky pro M, S, O
Fakturovaný kurz pro M, S, O
Platební kurz pro M, S, O
Příklad tabulky CURR_PERCENT.DAT:
Datum C-M I-M P-M C-S I-S P-S C-O I-O P-O
----- --- --- --- --- --- --- --- --- ---
910101 100 110 120 200 210 220 300 310 320
Jestliže byl například výměnný kurz podle tabulky měnových kurzů 2.000 místní měny za 1 U.S. dolar ($), bude cena v místní měně za knihovní jednotku po 10 $ pro každý typ objednávky v různých stupních akvizičního procesu následující:
C-M I-M P-M C-S I-S P-S C-O I-O P-O
--- --- --- --- --- --- --- --- ---
20 22 24 40 42 44 60 62 64
Procentuální tabulka se aktualizuje v adresáři data_tab v souboru CURR_PERCENT.DAT.
Na obrazovce pro aktualizaci měny je možno:
1) aktualizovat měnové kurzy
2) přidat novou měnu
Napsáním jakéhokoliv znaku do pole Exit se provedou změny, napsáním jakéhokoliv znaku do pole Zrušení se operace zruší.
Zpět na obsah kapitoly
Zpět na obsah příručky
8.14.1.1 AKTUALIZACE MĚNOVÝCH KURZŮ
Je třeba zapsat Y a datum pro datum měnového kurzu. Zapsáním data, které již předtím bylo v systému, se aktualizuje kurz k tomuto datu. Aby se také zpětně aktualizovaly vázané částky/platby z rozpočtu podle zpětně aktualizovaného kurzu, je nutno spustit
IUTIL-8-2.Měnový kurz může být vyjádřen v číslicích xxxx.xxxx. K aktualizaci měnového kurzu přepíšeme zobrazený kurz novým kurzem. Měny, které mají kurz beze změny, zůstanou stejné.
Zpět na obsah kapitoly
Zpět na obsah příručky
8.14.1.2 PŘIDÁNÍ NOVÉHO KÓDU MĚNY
Vložíme nový měnový kód, měnový kurz a datum tohoto kurzu. Systém najde nejbližší datum v tabulce, uloží ho ke kurzu a informuje uživatele o tomto datu.
Zpět na obsah kapitoly
Zpět na obsah příručky
8.14.2 ZMĚNA ÚDAJŮ NA OBJEDNÁVCE
Příkaz:
2 z menu utilit Akvizice
Účel:
změna statusu objednávky
Zapíše se požadovaný status a stiskne <ENTER>. Zapsáním čísla objednávky se změní status objednávky. Čísla objednávek se mohou zapisovat postupně, jedno za druhým.
Zpět na obsah kapitoly
Zpět na obsah příručky
8.14.3 KONTROLA ROZPOČTU A VYMAZÁNÍ "I"
Tento obslužný program kontroluje objednávky, které mají "I" (ignoruj kontrolu rozpočtu) na záznamu o rozpočtu (rozpočtech). Jestliže je rozpočet na objednávce, tj. objednávka existuje, a rozpočet je ke dni objednání platný a aktivní, potom program vymaž
e toto "I".Ke spuštění tohoto obslužného programu napište CF. Systém zobrazí čísla objednávek na dolním okraji obrazovky.
Zpět na obsah kapitoly
8.14.4 PŘESUN OBJEDNÁVEK NA JINÝ ROZPOČET
Tento obslužný program přesouvá objednávky z jednoho rozpočtu na druhý. Objednávky, které byly zaplaceny (P) NEBUDOU přeneseny. Je to užitečné pro přesun otevřených objednávek na konci rozpočtového období.
Ke spuštění tohoto programu zadejte následující příkaz:
Starý rozpočet/Nový rozpočet
Starý rozpočet = starý rozpočet, ze kterého se budou objednávky kopírovat
Nový rozpočet = nový rozpočet, do kterého se budou objednávky kopírovat
Program vyžaduje potvrzení.
Zpět na obsah kapitoly
Zpět na obsah příručky
8.14.5 OPRAVA ČÍSLA FAKTURY
Tento obslužný program je určen pro opravu čísla faktury, které bylo zapsáno s chybou. Číslo faktury bude opraveno jak na základní faktuře, tak u položek faktury (fakturách pro jednotlivé objednávky). Jestliže základní faktura nebyla uložena, obslužný program nebude pracovat.
Pro spuštění tohoto programu zadejte následující příkaz:
Kód dodavatele/Nesprávné číslo faktury/Správné číslo faktury
Nesprávné (staré) číslo faktury = číslo faktury, které bude překopírováno
Správné (nové) číslo faktury = číslo faktury, kterým bude původní číslo nahrazeno
Program NEBUDE pracovat, jestliže "správné" (nové) číslo faktury je již v souboru použito.
Zpět na obsah kapitoly