Obsah
8.0 Úvod
8.1 Proces akvizice (obecný
přehled)
Zpět na obsah kapitoly
Zpět na obsah příručky
8.0 ÚVOD
Akviziční procedury umožňují kontrolu, správu a doplňování objednávek, urgencí, rozpočtů a dodavatelů.
Modul akvizice může podporovat několik typů akvizičních systémů. Jedním z nich je například takový, kde ústřední knihovna zajišťuje akviziční zpracování. Jinde pracoviště, které iniciuje objednávku (např. pobočka), není tím pracovištěm, které skutečně zajišťuje akvizici odesíláním objednávek dodavateli, tiskem urgencí a evidencí faktur (ústřední knihovna). Nyní je možný ještě další model, kdy několik knihoven sdílí stejný katalog (lokální knihovnu), ale jejich akviziční zpracování je oddělené.
Různé systémy vyžadují existenci hesel (definování přístupových práv) na různých úrovních. Viz kap. 8.3.
Následující části popisují strukturu a procedury modulu akvizice systému Aleph.
Zpět na obsah kapitoly
Zpět na obsah příručky
8.1 PROCES AKVIZICE (OBECNÝ PŘEHLED)
Prvním krokem procesu akvizice je zápis bibliografických informací o dokumentu v katalogizačním modulu, kde je záznamu přiděleno jedinečné systémové číslo. Toto systémové číslo se používá při objednávkách a slouží k propojení bibliografického záznamu se
záznamem objednávky.Záznamy exemplářů mohou být tvořeny v procesu akvizice pro každý objednaný exemplář. Když knihy přijdou, aktualizuje se jejich status. Propojením mezi záznamem a objednávkou je číslo objednávky.
Jestliže se uživatel rozhodne využít kontroly rozpočtu, měl by ještě před napsáním objednávky vytvořit záznam o rozpočtu.
Jestliže se uživatel rozhodne využít tabulku pro převod měnových kurzů, potom by měl tuto tabulku definovat dříve, než začne zpracovávat objednávky. Převodní tabulka je nezbytná, jestliže faktury jsou evidovány v měnách užívaných dodavatelem, zatímco pro rozpočet se využívá pouze "místní" měna.
Je možno nadefinovat systém tak, aby záznam objednávky byl kontrolován z hlediska nesrovnalostí pokaždé, když je záznam aktualizován. Viz příkazy VER a NO-VER v kap. 8.6.1. Příznak, který určuje, zda se bude kontrola provádět či nikoli, je povinný a je součástí TABALEPH (dílčí tabulka 10, příznak 5). Jestliže příznak je Y, uživatel bude muset zadat příkaz VER. Jestliže příznak je N, je použití příkazu VER volitelné.
Zprávy a urgence se zpracovávají jak online, tak i v dávkovém režimu.
Základní fáze procesu akvizice jsou:
Iniciace objednávky (viz kap. 8.6)
Příjem odpovědi dodavatele (kap. 8.8)
Příjem faktury (kap. 8.10)
Urgence a zprávy dodavatelům (kap. 8.9)
Dodání materiálu (kap. 8.8)
Schválení platby (faktury) (kap. 8.10)
Změny ve statusu objednávky, odpovědi dodavatele, urgence, dodání materiálu a schválení faktury odrážejí tato stádia akvizičního procesu. Přehled kódů statusů viz příloha.
Na každé objednávce jsou uvedena čtyři data, která odrážejí postup akvizičního procesu:
Datum otevření: datum otevření objednávky. Zobrazí se ve zkráceném zobrazení objednávky (XP - kap. 8.6.1). Toto datum je základem pro výpočet urgencí.
Datum aktualizace: datum aktualizace objednávky. Zobrazí se ve zkráceném zobrazení objednávky (XP - kap. 8.6.1).
Datum statusu: datum poslední aktualizace statusu objednávky. Zobrazí se ve zkráceném zobrazení objednávky (XP - kap. 8.6.1) a na seznamu objednávek.
Datum objednávky: datum, kdy objednávka byla odeslána dodavateli (tj. status objednávky byl změněn na SV). Zobrazí se ve zkráceném zobrazení objednávky (XP - kap. 8.6.1), na třetí obrazovce pro zobrazení objednávky a na obrazovce pro aktualizaci objednávky.
Všechna tato data jsou automaticky generována systémem.
Proces akvizice se poněkud liší v závislosti na typu objednávky. Následující část popisuje akviziční proces pro různé typy objednávek.
Zpět na obsah kapitoly