5.1 OBECNĚ
Soubor autorit je soupisem hesel (záznamů autorit). Text hesel je převzat ze specifických polí záznamů dokumentů nebo je vytvořen přímo pro soubor autorit. Každý záznam autority je v rámci souboru jedinečný.
Uživatel může vytvořit tolik oddělených souborů autorit, kolik je potřeba, např.: autorů, názvů, předmětových hesel, nakladatelů, autorů článků, periodik atd.
Dříve než je možno používat funkce správy souborů autorit, musí být prostřednictvím modulu katalogizace uložen alespoň jeden záznam s údajem pro daný soubor autorit.
Pozor!! Údaj, zatříděný v souboru autorit jako první, se nezobrazuje. Je proto vhodné vytvořit pomocný záznam s údaji s nízkou třídicí hodnotou (např.: 0000).
Uživatel, který smí užívat modul správy autorit, musí mít nastaveno potřebné oprávnění. Toto oprávnění je možno zúžit jen na některé soubory autorit. Oprávnění se definují pomocí UTIL 42 (viz kap 27.42).
Úroveň hesla operátora musí být stejná nebo vyšší, než heslo v záznamu autority, aby bylo možno záznam upravovat. Úroveň hesla uživatele je automaticky přidělena záznamu autority. Jakmile je záznamu autority přidělena vyšší úroveň, pak tento záznam nemůže být aktualizován operátorem s nižší úrovní. Změna úrovně se netýká bibliografického záznamu.
Soubory autorit slouží v systému ALEPH ke třem účelům:
* Přístupové soubory - pro umožnění přístupu k záznamům báze dat
* Pracovní soubory pro globální údržbu báze dat
* Tezaurus
Soubory autorit jsou v tabulce parametrů TABALEPH definovány následujícím způsobem:
* Definice seznamů autorit v sekci H dílčí tabulky 01, dílčí definice ACC tabulky TABALEPH .
* Definice polí dokumentů, která vytvářejí jednotlivé soubory (např. soubor názvů může být vytvořen z názvů, podnázvů, názvů edic a dle potřeby i z dalších polí) v sekci D dílčí tabulky 01 TABALEPH. Vybrána mohou být pole jako celek, nebo jednotlivá podpole. Jedno pole může být použito až ve 4 různých souborech autorit (např. názvy seriálových dokumentů by mohly být obsaženy v seznamu názvů a v seznamu seriálů).
* Výběr posloupnosti řazení dokumentů uvedených pod heslem souboru autorit pro jejich zobrazení při vyvolání hesla (např. soubor názvů může být setříděn podle autorů, soubor předmětových hesel může být setříděn podle názvů, soubor nakladatelů může být setříděn podle autorů nebo názvů atd.).
* Definice řadicích procedur, které určují abecední posloupnost hesel v každém souboru autorit, ošetření zvláštních znaků atd.
Při zpracování a doplnění nových záznamů do databáze systém automaticky vybírá hodnoty z polí, která vytvářejí soubory autorit, a v závislosti na tom zakládá záznamy v souboru autorit.
Každý záznam autority je provázán se souvisejícími záznamy dokumentů nebo s dalšími záznamy autorit. Záznamy jsou spojeny prostřednictvím ukazatelů a jakákoli změna záznamu autority se promítne i do odpovídajícího pole v souvisejících záznamech dokumentů
.Pole záznamu je zapsáno do souboru autorit, společně s kódy podpolí. Jestliže kód podpole není při definování přístupového souboru autorit uveden v TABALEPH, je pole posláno jako celek; výjimku tvoří číselná podpole.
Mají-li být do souboru autorit posílána pouze konkrétní podpole, je nutno kód těchto podpolí uvést v TABALEPH při definování souborů autorit, do nichž je text podpole posílán.
Kód podpole je součástí záznamu autority. Je-li do souboru autorit zapsán identický text, ale s různými kódy podpolí, jde o odlišný záznam.
Je-li záznam autority aktualizován, aktualizuje se daný text ve všech výskytech podpole ve všech polích, definovaných pro daný soubor autorit.
Příklad:
Pole bibliografického záznamu:
210 $$aLondon$$cAcademic Press$$d1989
60112 $$aTwilight Zones Conference$$eLondon$$f1989
71012 $$a Science Fiction Conference$$eLondon$$f1990
V TABALEPH:
601## $$e je posíláno do přístupového souboru autorit XX
710## $$e je posíláno do přístupového souboru autorit XX
Jestliže je v modulu správy autorit aktualizováno heslo $$eLondon v přístupovém souboru XX, obsah podpole $$e v polích 601 i 710 v bibliografickém záznamu bude též aktualizován.
Pozor!! Jestliže je do přístupového souboru XX poslán také obsah podpole 210 $$a, vytvoří se v přístupovém souboru zvláštní záznam, neboť kód podpole je $$a, nikoliv $$e.
Záznamy autorit mohou být též vytvořeny prostřednictvím funkcí správy autorit, jak je popsáno v následujících kapitolách. V takových případech nejsou hesla uvedena do souvislosti s žádným z bibliografických záznamů (tj. nevztahují se k žádnému dokumentu
).Funkce správy autorit umožňují aktualizaci seznamů autorit: záznamy opravit/zrušit, poznámky a odkazy přidat/zrušit/aktualizovat atd. Aktualizace spouštějí odpovídající změny ve všech souvisejících bibliografických záznamech.
Ze záznamu autorit může být vyloučena část textu pole. Do záznamu autority se nezapisuje text číselných podpolí. Kromě toho může být změněna i posloupnost (abecedního) řazení. To je zajištěno prostřednictvím speciálních funkcí, popsaných v kap. 5.3, a užitím tabulek vyloučených slov, které jsou definovány v dílčí tabulce 02 TABALEPH,
Záznam autority je tvořen následujícími částmi:
* Kód souboru autorit (např.
NZ pro název, AU pro autora atd.)
* Zobrazovaný text záznamu
* Text pro řazení záznamu
* Administrativní informace o záznamu: katalogizátor, úroveň aktualizace, datum založení záznamu, datum poslední aktualizace atd.
* Počet souvisejících dokumentů
* Poznámky a odkazy (např. příbuzný termín, odkazy viz, viz též, nadřazený termín atd.) jsou uloženy v odděleném souboru a zobrazují se v okamžiku, kdy je zobrazován záznam autority
Protože integrita informací má prvořadý význam a protože úpravy v souborech autorit mohou mít dalekosáhlé účinky na bázi dat, jsou všechny funkce správy autorit před uživateli chráněny a mohou být prováděny pouze oprávněnými uživateli. Před aktualizací báze dat musí být každá změna potvrzena.
Každý z výše uvedených pojmů a funkcí je popsán v následujících kapitolách.