Správa údajů o knihovních jednotkách spočívá v registraci a aktualizaci údajů o knihovním fondu (tzn. knihovních jednotkách, exemplářích) každé lokální knihovny a dílčí knihovny tak, aby byly zabezpečeny tyto dva požadavky:

Knihovní jednotky se vztahují k záznamu dokumentu. Pro jeden dokument jsou to exempláře nebo čísla. Tato kapitola detailně popisuje správu údajů o exemplářích. Správa údajů o číslech (seriálů) viz kap. 7.

Funkce, pomocí nichž provádíme správu údajů o knihovních jednotkách, mohou být iniciovány z hlavní obrazovky modulu Katalogizace nebo z obrazovky seznamu objednávek (podle systémového čísla) v modulu Akvizice.

Záznamy o knihovních jednotkách popisují fyzické svazky a exempláře určitého dokumentu. Jsou identifikovány systémovým číslem, které je přidělováno záznamu dokumentu během jeho vytváření a připojení do databáze.

Kromě systémového čísla může být každé fyzické jednotce přiděleno jedinečné alternativní číslo (klíč). Tento identifikátor (max. 15 znaků, např. čárový kód) může být používán jako alternativní přístup ke knihovní jednotce ve výpůjčních službách. Knihovna, která má své sbírky označeny čárovými kódy, může tyto čárové kódy použít jako alternativní klíče.

Záznamy o knihovních jednotkách jsou tvořeny třemi typy záznamů:

K jednomu systémovému číslu lze připsat celkem až 999 řádků (exempláře, svazky a poznámky dohromady).

Bibliografický záznam knihovní jednotky sdílejí všechny dílčí knihovny, v nichž se daná fyzická knihovní jednotka nachází, zatímco záznamy o exemplářích a poznámky, které jsou k tomuto záznamu připojeny, se vztahují k jednotlivým konkrétním dílčím knihovnám.

Oprávnění k aktualizaci záznamů o knihovních jednotkách může být stanoveno na úrovni lokální knihovny (tj. uživatelé s tímto oprávněním mohou aktualizovat záznamy všech dílčích knihoven) nebo pouze na úrovni jedné dílčí knihovny (tj. uživatelé mohou aktualizovat pouze záznamy fondu vlastní dílčí knihovny).

Povšimněte si, že systém požaduje dílčí knihovnu pro každý záznam o knihovní jednotce a každá lokální knihovna musí mít pro zápis údajů o knihovních jednotkách definovánu alespoň jednu dílčí knihovnu.

Údaje o knihovních jednotkách mohou být zapsány v jakémkoliv souboru znaků, který je pro knihovnu definován. Všechny informace, týkající se jednoho dokumentu, musí však být ve stejném souboru znaků.

Když jsou informace o knihovních jednotkách ukládány poprvé, obrazovky se zobrazí v jazyku dialogu. Pro zápis exemplářů v jiném souboru znaků se použije příkaz ALPHA (změna souboru znaků).